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Die DSGVO der EU hat das Interesse an E-Mail-Archivierung erneuert

von Duncan Mills

Egal, in welchem Geschäft Sie tätig sind, die EU-DSGVO wird sich wahrscheinlich auf Ihre Organisation auswirken. Die DSGVO ist eine Vorschrift, die für alle gilt, die in oder mit Europa Geschäfte tätigen. Falls Sie die personenbezogenen Informationen von EU-Ansässigen verarbeiten, müssen Sie die Verordnung einhalten. Die Einführung der DSGVO hat Organisationen jeder Größe dazu gezwungen, ihre Daten-Governance-Prozesse zu überdenken. Dadurch entsteht ein erneuertes Interesse an E-Mail-Archivierung.

Drei Monate seit dem Inkrafttreten – was ist passiert?

Im Vorlauf zum Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 entstanden neue Unternehmen und Technologiekategorien, die Organisationen bei der Einhaltung der Vorschrift unterstützen. Anbieter stellten ihre Produkte und Dienstleistungen schnell neu auf, um zu zeigen, wie sie helfen könnten. Durch all diese Aktivität entstand ein erhöhtes Bewusstsein um die DSGVO, egal ob jemand ein besonderes Geschäftsinteresse hatte oder nicht.

Schnell zum jetzigen Zeitpunkt vorgespult: Viele dieser sehr gut informierten Personen sind für Unternehmen problematisch, denn sie kennen ihre Rechte und üben diese auch aus. Der Financial Times zufolge verzeichnete Facebook einen drei- oder vierfachen Anstieg der Anzahl von Zugangsaufforderungen von Einzelpersonen (Subject Access Requests, SARs), und das Hotelunternehmen Marriott hat um eine Verlängerung des SAR-Antwortfensters gebeten, um mit der riesigen Menge an Anfragen fertig zu werden. Der gleiche Artikel hebt den Trend hin zu Tools und sogar Apps hervor, die Einzelpersonen ermöglichen, SARs auf einfache Weise einzureichen.

Für viele Organisationen steht die Frage an erster Stelle, wie sie zeitgerecht auf Anfragen dieser jetzt gut informierten Einzelpersonen reagieren können. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen und wie Cyren Ihnen helfen kann.

Rechte einzelner Personen kennen

  • Informationsrecht
  • Zugangsrecht
  • Berichtigungsrecht
  • Löschungsrecht
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Widerspruchsrecht
  • Rechte in Bezug auf automatisierte Entscheidungen und Profiling

Seien Sie darauf vorbereitet, auf Personen zu reagieren, die ihre Rechte ausüben

  • Suchen Sie die korrekten Daten für SARs, wenn Sie sie erhalten
  • Sorgen Sie für kürzere Antwortzeiten denn je (ein Kalendermonat)
  • Weisen Sie die Compliance mit dem Recht auf Löschung nach, oft auch als Recht, vergessen zu werden bezeichnet

Sorgen Sie für die Datensicherheit während des gesamten Zeitraums, in dem Sie diese benötigen

  • Weisen Sie Privacy by Design (Datenschutz nach Technikgestaltung) nach
  • Schützen Sie personenbezogene Informationen und verwalten Sie sie auf sichere Weise
  • Weisen Sie angemessene Datenspeicherung für verschiedene Datentypen nach
  • Informationen, auf die nicht regelmäßig zugegriffen werden muss, die aber trotzdem gespeichert werden müssen, sollten sicher archiviert oder offline aufbewahrt werden

Lassen Sie sich nicht überraschen, gewährleisten Sie, dass Sie Folgendes wissen:

  • Wo lokal gespeicherte Daten die Richtlinie verletzen (z. B. lokale .pst-Dateien)
  • Wer die Leute mit Zugriff auf Ihr aktuelles Archiv sind und dass sie der Richtlinie entsprechend darauf zugreifen

Cyren hilft bei der Verwaltung personenbezogener Informationen und unterstützt das Recht, vergessen zu werden

Cyren sorgt für die Sicherheit aller E-Mails und Anhänge und schützt und kontrolliert den Zugriff auf Daten. Was am wichtigsten ist: Falls die DSGVO vorschreibt, dass Sie personenbezogene Informationen, die Sie zu einer Einzelperson führen, löschen müssen, ermöglicht Ihnen Cyren, alle Daten aus Ihren E-Mails und Anhängen zu finden und zu entfernen und die Einhaltung der Anforderung auditfähig nachzuweisen.

Cyren hilft Ihnen dabei, auf Zugriffsanfragen einzelner Personen ohne Verzögerung zu reagieren

Im Rahmen der DSGVO muss Ihr Unternehmen Informationen schneller vorlegen. Im Gegensatz zu den meisten E-Mail-Archiven verwendet Cyren keine Datenbank für die Speicherung von E-Mail, sondern speichert Dateien nach Datum, was Suchen beschleunigt, weil viel präzisere Datensätze durchsucht werden. Eine intuitive Suchoberfläche hilft Ihnen auch dabei, vollständige Unternehmenssuchen bis zu 80 % schneller durchzuführen.

Cyren hilft mit Privacy by Design: ein sicheres, auditfähiges Archiv

Die DSGVO schreibt vor, dass Sie Privacy by Design (Datenschutz durch Technikgestaltung) nachweisen. Diese Philosophie passt perfekt zu Cyren. E-Mail-Daten im Cyren-Archiv können nie geändert werden, sodass kein Risiko besteht, dass wichtige Daten verloren gehen. Durch die unveränderbare Art des Cyren-Archivs entstehen nachweislich qualitativ hochwertige Daten. Alle Löschungen werden Audits unterzogen.

Bei der Schaffung eines Unternehmens, das voll mit der DSGVO konform ist, müssen Sie die für Ihr Budget optimalen Lösungen wählen. Mit Cyren Email Archiving kann Ihr Unternehmen hinsichtlich E-Mail-Daten schneller reagieren und sicherer werden.

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